整理術

【書評】整理HACKS

更新日:

本日の1冊

タイトル:整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣整理HACKS!
著者:小山龍介

整理HACKS!2

概要

今回のHACK!シリーズでは「整理」がテーマ。これまでの整理では追いつかなくなったことを背景に、やり方を新しい時代に合せて再構築することをテーマに計90個のHACK!を紹介している。

ポイント

書類ハック!  データ集約とアクセス分散


①プリントアウトは容赦なく捨てる 「パソコンにデータとして残している書類を紙で持っているのはムダ」
※何度も確認したり、即座に参照しなければならないものは例外的に紙で持っていたほうが便利
「プリントアウトしたものは捨てる」という原則はぶれないように

②ドキュメントスキャナーでデジタルデータに変換する
「プリントアウト」を捨てるだけでなくデジタルデータとして残っていない紙の資料や手書きのメモもどんどん捨てていく。つまり、書類を全てスキャナーでデジタル化して、PCに取り込む。書類を捨てるときには「役に立つかどうか」の判断が必要だったが、全てスキャンすることで判断すら不要になる

  ③外出先、コンビニで必要書類をプリントアウトする
ネットプリントのサイト(http://printing.ne.jp)にアクセスして、印刷したいデータをアップロード
⇒発行されるプリント予約番号を持ってセブンイレブンに行き、マルチコピー機に入力するだけ外出先で印刷できるだけでなく、A3やB4といった大きなサイズといった家のプリンタで対応できないものも印刷可能

④重要なWeb画面はキャプチャーをとる ウェブサイトは突然閲覧出来なくなることもあるので、重要なWeb画面はキャプチャーをとることが必要
Capture It!
(a)ワンクリックでウェブサイトの画面キャプチャーをとることが可能
(b)キャプチャーした画面はJPEGとしてマイピクチャ内のCapture It!フォルダに保存される
(c)キャプチャーの種類も豊富にあり、画面の一部分を切り抜いてキャプチャーすることも可能
(d)保存されたファイルの名前には、自動的にキャプチャーした日時が入る

環境ハック!  環境の統一と洗練


①Firefoxのアドオンでブラウザを自分使用にする

②仕切りをつけて袖机の空間を無駄なく使う
小物整理BOX、マグネット仕切りプレートや書類BOXなどを組み合わせて使って、空間を効率良く利用する
③机の上とデスクトップはきれいにして帰る

帰宅するときにはすべてをゼロにすることがオススメ。帰宅してから仕事のことを考えることの悪循環を断ち切るためにも気分を入替るために、机の上の書類をすべてしまいすっきりしてから帰る。この原則はパソコンでも同様。

④環境の統一と洗練
自宅と職場でPCのデスクトップ、ソフトウェアやキーボードなど環境を統一することで生産性を高められる
統一 ⇒ ルールの抽出 ⇒ 無意識 ⇒ 意識 ⇒ ルールの洗練

情報ハック! 時間軸と空間軸


①書評ブログを書いてデータベースをつくる
・他人に伝えるためのメモを取る ⇒ 本への理解を深めるのに効率的な仕組み
・知人へのMLやSNS ⇒ 不特定多数が読めるブログをスタート

②Technorati、はてブで上司の知らない最新情報を得る
(ⅰ)Technoratiはブログの最新情報検索ツール
・話題のキーワードを覗くことができる
・同じ事象に対する他の視点からの意見を読むことが出来るので理解がより立体的
(ⅱ)はてなブックマークも最新情報の取得におすすめ
・他人が「メモしておこう」とブックマークしたウェブページを共有するもの
⇒機械的な検索以上に有効なサイトを見つけやすい
・ブックマークする際につけるタグを利用すれば、分野や領域を絞って読むことが可能
⇒URLの最後に「?sort=b.hot&threshold=50」とつけると50ユーザ以上がブックマークしたサイトだけを抽出することが可能。つまり評価の高いものだけを受け取ることが出来る。
・抽出したあとの検索結果をRSSで受け取るには、「http://b.hatena.ne.jp/t/ライフハック?sort=b.hot&threshold=50&mode=rss」というように、最後に「&mode=rss」をつければ検索結果もRSSで配信されているので、RSSリーダーに登録しておけば自動的に最新情報を受け取ることができる

③RSSリーダーで情報収集を仕組化する
私達がやるべきことはRSSリーダーを毎日開いて、必要な情報を読んで行くこと。
⇒毎日情報という食事が自動で届けられ、それを食べればよい、という状態になることが重要
⇒ある程度登録数が増えたら、いくつかのカテゴリーに分類されることに気づき、整理することでスッキリする

④図版の縮小コピーで自分辞書をつくる
言葉で説明しようとすると困難な複雑な情報も一瞬で伝えてしまうパワーを図版は持っている50%で縮小コピーして保存すればスペースを節約して保存することが可能

⑤目次をノートに貼って書類データベースをつくる
本の目次を縮小コピーしてノートに貼る
⇒目次を見るだけでいろいろなインスピレーションを与えてくれる
⇒目次のコピーを取らずに本棚に戻してしまったら、本の内容に触れる機会は激減する
(ノートに貼り付けておけばページを開くたびに目に入ってくる)

生活ハック!  ルーチンとサプライズ


①通販を活用して生活をシンプルにする(悩まず同じものを迷わず購入する)

②消耗品を買いだめして心配の種をなくす

③掃除でリフレッシュして集中力を高める
集中力がなくなったときに掃除をしてリフレッシュする。小さな達成感がスイッチになって仕事の集中力を呼び起こす。

④自宅と会社以外の第三の場所をつくる
自宅と会社の往復だけだと余裕もなくなってくる。喫茶店などの場所は気持ちの切り替えに効果的。第三の場所を作ることで、自分のコントロールできる場所を増やすことができ、その結果、目的に合わせた場所の使い分けができるようになる

思考ハック! 情報分割と統合


①寝る前にインプットして寝ている間に仕事する
「わからない」まま頭にインプットし、無意識のうちに整理する。脳はアイデアを寝かせておけばおくほど、いいアイデアが生まれる。こうした脳の整理能力に着目すると寝る直前に情報をインプットするハックが生まれる。逆に寝る前のアウトプットはなかなかうまくいかない。

②アウトプットするときには一つのことに集中する
同時にいくつものアウトプットをしようとすると、あせりを招いたり、頭が混乱してしまったりして、結局何もアウトプットできなくなってしまう。つまり、同時並行でのアウトプットは避けるべき。やるべきことをまずToDoリストにまとめて、そのうちから今やるべき事だけに集中することが重要。

③創造性を高めるためのToDoリストのつくり方
ToDoリストは他にやるべきことをとりあえず「忘れる」ためのプロセス。「今日はこれ以外にはやらなくてよい」と自分に暗示をかけてアウトプットに取りかかる。

④歩いて考えをまとめる
脳の動きのうちの大部分は無意識のうちに動いている。そうした無意識の部分の活動を活発にするには体を動かしたり、適度な刺激を受けたりする方がよい。行き詰った時こそ、すこしリラックスをして思考の幅を広げていくほうが、新しい解決方法が見つかる可能性が高い

⑤アロマなどの癒しグッズで思考モードをかえる
・脳の無意識の部分を活性化させる方法として、アロマや観葉植物なども有効
・集中力の高まる黄色や、気持ちの落ち着く緑、穏やかな気持ちになるオレンジなどの配色

⑥ペンを替えて思考のギアチェンジをする
0.5mmのペンは字を丁寧に書く場合、1.0mmのペンは大胆な図解に向いている。両方を使い分けることで、大胆にやるときは大胆に、細かくやるときは細かい思考を行うことが出来る。ペンの太さを変えるだけで思考のギアチェンジが出来る。

⑦図解して思考を整理するコツ
・対立概念で組み合わせる


・概念を三位一体に分解する
三位一体


・四象限に分けて位置づける
4象限①

4象限②


⑧スペースを使い発送を強制的に広げる
マンダラート


⑨マインドマップを使って情報のネットワークをつくる

⑩情報の分割と統合
情報をどのように分割し、統合するのか、とういことを意識すると、思考がよりシンプルになり発送がスムーズに浮かぶようになる。

人脈ハック!  リンクとショートカット


①名刺にはすぐもらった日付を入れる

②会った人へパーソナル広報誌を送る

③Spyseeで他人の人脈を把握する
ウェブの情報を使ってどんな人が関係しているのか、つながっているのかを可視化してくれる

④個人のオリジナル名刺をつくる
個人で名刺を作るとなると肩書きに悩むことになる。このようにどういう肩書にするかを考えることだけでも重要なパーソナル部ランディングの思考プロセスになる。名刺作成サービス「愛ボス」というものもある。書評をブログを書いていることも、勉強会も主催することも立派な肩書き。

⑤やりたいことを宣言してやりたくないことを回避する

⑥イベントにテーマを持たせてニュースをつくる
例えば旅行1つとっても新興の成長著しい海外の都市を訪問する、というテーマを掲げておけばそこでのレポートの切り口も見えてくる。テーマを設定することで、なんでもない旅行がニュースへと変貌する。ブログ、メルマガ、広報誌として活用することができる

⑦POKENでデジタル名刺交換する

まとめ

様々なHACKの中で実践したいものが多かった。1つ1つ実践するとともに、自分なりのHACK!へブラッシュアップしていきたいと感じた。

1読書1アウトプット

プリントアウトしたものを捨ててみる

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